Comment aménager la réception ou l’accueil d’un espace de travail ?
- Publié le
- Par Mike De Koster
La réception est comme la carte de visite de votre entreprise, et son aménagement mérite donc une attention particulière. Dans la pratique, comment aménager au mieux une réception ou un accueil ? Brand New Office vous propose quelques conseils et souligne les éléments à garder à l’esprit pour un espace d’accueil bien pensé et agréable.
L’accueil ou la réception est la première chose que les clients, patients ou visiteurs voient lorsqu’ils entrent dans votre entreprise, cabinet ou espace de travail. Ils doivent parfois patienter un peu ou s’annoncer à l’accueil, et votre personnel de réception passe aussi sa journée à ce même poste. Un aménagement agréable et fonctionnel de cet espace d’accueil rend l’attente plus facile pour vos visiteurs, tout en aidant la productivité de vos collaborateurs.
Une réception ou un accueil a toujours besoin d’un aménagement qui correspond à votre entreprise. Ainsi, la réception ou le lobby d’un hôtel doit avoir un caractère agréable et chaleureux, alors que l’accueil d’un cabinet de médecin ou de dentiste doit donner une impression de netteté et de confiance. Vos visiteurs doivent patienter un peu dans une salle d’attente ? Prévoyez dans ce cas un coin confortable où il est possible de s’assoir, avec un éclairage adapté. On peut par exemple y installer un porte-manteaux, une fontaine à eau, un coin café et quelques magazines. Pensez aussi à placer une poubelle à proximité, pour les déchets liés à la fontaine ou à la machine à café.
Privilégier un aménagement pratique
Le principal élément d’un espace d’accueil est bien sûr le comptoir ou guichet lui-même. Il doit être accueillant, pour que les visiteurs hésitent le moins possible au moment de parler avec vos collaborateurs. L’idéal est donc de choisir une banque d’accueil ouverte, avec suffisamment de place pour vos collaborateurs. Il faut en outre que ce comptoir ou guichet soit à la bonne hauteur pour pouvoir y travailler confortablement, et qu’il contienne aussi les espaces de rangement nécessaires. Des armoires à tiroirs ou à archives permettent d’éviter les accessoires et éléments inutiles sur le comptoir lui-même, qui donneraient à l’ensemble un aspect de désordre qui n’aidera pas non plus à la productivité des collaborateurs.
N'oubliez pas de tenir compte du caractère fonctionnel de l’ensemble, en séparant clairement les espaces. Il faut bien sûr que vos visiteurs ou patients sachent directement ce qu’ils doivent faire lorsqu’ils arrivent à la réception. On peut donc ajouter une signalisation claire, à l’aide de pancartes ou affiches. Les visiteurs doivent-ils s’annoncer et s’inscrire auprès de vos collaborateurs, ou peuvent-ils directement se rendre dans une autre pièce ? Évitez les malentendus embarrassants en précisant bien l’ensemble. Il est aussi possible de souligner l’identité de l’entreprise au travers de la communication dans l’espace de réception, par exemple en rappelant les couleurs de l’entreprise ou en y plaçant habilement son logo. Il faut en outre penser à l’acoustique de l’accueil, surtout s’il n’est pas bien séparé du reste de l’espace de travail. Dans ce cas, des parois de séparation acoustiques peuvent être utiles pour assurer le calme nécessaire.
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